【我的走访日记】“窗口”新风扑面来
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发布时间: 2013-12-20 浏览次数: 1620

  工作流程、办事程序公布上墙,一目了然;现有规章制度进一步规范,办事流程简化缩短;翔安校区教职工休息室启用,部门翔安校区办事点设立;师生诉求渠道更加畅通……最近,不少办事师生切身体会到机关作风的新变化。本期走访日记,将走进部分机关部门,感受“窗口”单位的新气象。

沟通“零距离”新风拂面来

  意外收到的一封电子邮件,让材料学院博士生李俊杰很高兴。他的一位博士师兄因为没有顺利答辩,只拿到结业证书,为此一直情绪低落。他抱着试试看的态度给研究生院“院长信箱”发了邮件,没想到的是,邮件很快有了回应。

  李俊杰认为这种沟通“非常管用”。他说,“院长信箱”这种一对一的解答,便捷而很有针对性,真正是帮到师兄了。

  本着“24小时内必须答复”原则,“院长信箱”对能解决的问题立即解决;对暂不能解决的要说明原委,追踪反馈处理过程;对属于其他部门工作职责范围的,转交相关部门处理,并做好答复工作。高效率的答复机制让沟通“零距离”不成为空话。

  研究生招生、奖学金评定、暑期学校参与……通过“院长信箱”,师生的一些困惑得以及时解决。越来越多人爱到这里“唠一唠”烦恼和困惑,这其中既有校内师生员工,也有校友和社会人士。据统计,自今年4月开通以来,“院长信箱”已收到来信200余封。

  “为师生诉求多开几扇窗,才能及时、动态了解师生最真实的想法,研究生培养和管理工作才更有针对性。”研究生院常务副院长陶涛表示。

  11月28日,10余位博士生代表围坐一起,坦诚交流、热烈互动。为了更好了解博士生四年学制实行情况,研究生院特别组织了这场座谈。每一条意见建议都被认真记录下来。与此同时,关于博士生学制的主题问卷调查也在全校博士生导师中有序进行。

  类似的研究生院与研究生“面对面”,在这学期已经举办了3场。活动还将作为研究生院的一项“常态活动”,持续开展下去。

  “院长信箱”、与研究生“面对面”、主题问卷调查、咨询热线电话……多层次沟通机制的建立,为收集、疏导、解决师生诉求提供良好平台。

  重视师生的真实需求,建立健全开放的沟通交流机制,“广直言之路”,更大的益处在于“与师生的关系近了”,心气齐,发展的劲头就更足。

  2012年3月,研究生院获评全国高等教育学籍学历管理工作先进单位;2013年9月,与加拿大麦吉尔大学签署备忘录,首开与国外一流大学联合培养博士生的先河;立项建设了28个创新人才培养实践基地,其中21个基地入选福建省研究生教育创新基地立项建设六批次共165门优质硕士学位课,实现本硕一体化课程建设;学科授权点数量不断增加,学科体系结构不断完善……为研究生创造成长成才良好环境的每一步都走得扎实、稳重。

满分是唯一让人满意的结果

  走访考试中心,感受最深的就是“安全保密”氛围。

  在考试中心的保密室安全门内,笔者看到了多个监控探头,室内的一举一动能被室外的值班人员看得清清楚楚。一排嵌入式的双层密码柜,每一个都是双层柜门、双层密码锁。任何试卷进出保密室都要经过2道门、3把锁,钥匙分别由不同的保密工作人员保管,任何人都不可能单独接触到试卷。保密室实行24小时全程监控并录像。

  事实上,“安全保密”无小事的理念,渗透于每一个细微的环节中。

  走访当天,中心正在组织人员准备给参加明年1月研究生统考考生所在的考点寄送我校自命题科目试卷,现场已经开始封闭警戒。据介绍,2014年全国各地报考我校的硕士研究生达17500多人。短短几天时间内,考试中心需要将3万余份自命题科目试卷,一份份分装、检查、密封,再按报考名册,通过机要方式寄往全国各地考点。寄卷工作任务艰巨,每一位工作人员都谨慎异常,即使一切了然于胸,也丝毫不能放松。“万一错装试卷,要等到考生考试打开信封才能发现,根本无法补救。”

  也许对中心工作人员而言,组考工作本身,就是一场考试。“在这场考试中,满分是唯一让人满意的结果。”考试保密安全工作必须是万无一失的,否则便是一失万无。”中心曾惠容老师介绍说。

  翻开考务工作规程,考试管理制度、考试流程、考务管理工作各环节操作要求等等都有明确规定。单是“试卷回收、整理”这样一个在常人看来简单得不能再简单的动作,中心考务工作流程对此就有4大点的31条细则要求。

    这种如履薄冰的谨慎,正是每一次考试能够顺利进行的有力保证。

  一场考试最多可能也就三个小时,而组织好这样一次考试却需要好几个月甚至一年的时间。中心工作人员形象地形容自己是在“招考”和“组考”两个角色中不断互换。以硕士研究生入学考试来说,招生简章、专业目录出来以后,9月份中心就要组织相关老师命题、组题,对试卷进行审核,然后考试印刷考卷。等到考卷寄出后,“招考”工作告一个段落,“组考”工作又要紧跟着开始。

“阳光”无死角 缕缕暖人心

  还未走进招生办,就已经听见此起彼伏的电话铃声和一遍又一遍的“您好”。正值本科艺术体育特长生、大陆博士和港澳台硕博士招生报名期间,前台的6条咨询专线短短1小时,接听50多个电话。不时学生前来咨询,现场一片繁忙。

  桌上一本厚厚的《学生助管工作指南》以及分门别类的问题解答体现着“接线员”的不易。虽只是学生助理,却是经过多轮严格培训,遇上确实答不了的问题,可以随时转至相关负责老师解答。

  今年7月,刚参加完高考、成绩优异的阮彦钦意外接到了招生办的电话。原来他填报志愿时选择“不服从专业调剂”,按他理解,既然是“平行志愿”,第一志愿上不了,自然可以录取到第二志愿学校。而实际上,他却极有可能错失第一志愿而被“降级录取”。

  在听完招办老师关于“平行志愿”录取规则和厦大人才培养特色的耐心讲解后,他毫不犹豫地改选“服从专业调剂”。在阮彦钦看来,招生办本没有义务打这通电话,却给了自己一次选择的机会,圆了自己和家人的厦大梦。

  “给那些有可能上厦大的考生电话”已经成了招生办的一项传统,无论本科生、硕士还是博士招生都如此。尽管从成绩公布到录取,短短几天,要完成数据测算、划线、复试等一系列繁琐的工作,但无论多忙,只要有问题招办老师都会尽全力主动联系考生。“确认他们最真实的想法,我们才放心。”招生办宗老师说。

  “为考生服务,为学校选才”在“阳光招生”及完善各类招生制度中得到更充分的体现。严密、有序、职责明确的录取细则彰显着对考生、家长和社会负责的态度。

  登入招生办网站,我们看到,与招生报名、考试、复试、录取等每一个步骤相关的各类信息都及时公布,招生每一个环节受到校、院两级招生工作监督组的全程督导,同时畅通电话、邮箱、微博等各类渠道为考生和家长提供全面、快捷的咨询服务,最大程度接受社会对招生录取的监督

  从重视招生宣传,“请进来”与“走出去”并重到“院系是招生工作的主体,厦大人人都是招生宣传员”理念的深入人心;从精心编印海内外各类招生手册、报考指南、宣传海报、光盘、书签,到统计分析各类招生数据,服务吸引优质生源从多元化招生录取方式改革,到不断优化“自主招生”、博士招生“申请考核制”等人才选拔机制,“公平、公开、公正”理念的践行,像缕缕阳光一样温暖人心。

方便给师生 麻烦留自己

  走访资产处物资管理科,一场能源研究院“实时在线反应分析系统”采购的谈判会正要举行,笔者于是全程旁听,切身感受了谈判过程的“阳光”和工作人员的“认真”。

  谈判会前半个小时,资产处工作人员已经开始忙着准备了。此次谈判小组由学院3名专家,用户代表和监察处、资产处工作人员组成,他们将与3供应商进行谈判。

  开标后,在公布每一位投标人报价、所投品牌、保修年限等内容后,供应商就被请出,各自分开休息。随后,谈判小组就供应商的资质、价格、技术等进行审阅。

  第一轮谈判开始,供应商按开标顺序逐一入场,在简短陈述所投设备优势后谈判组专家、用户开始轮番提问。供应商送来第二次报价,专家认为还有降价空间,决定再进行第二轮谈判。

  经过谈判前对各供货商的摸底、第一轮谈判的技术问答,谈判小组对各家设备的优劣势、价格情况了然于胸。在第二轮谈判中,他们娴熟地运用各种谈判技巧,配合默契,不仅在价格上积极争取,还就技术改进、保修期延长、附件赠送等力争性价比的进一步优化。

  原本预算9.5万美元的设备,最终以7.95万美元成交,比预算经费节约了1万多美元,设备保修期也延长至2年。参与此次采购的用户代表叶老师表示,有谈判小组帮着把关,不仅质量有保障,价格也实惠很多。

  类似的谈判会、招标会在物资科每年要举行几百场,从工作日志上看,十二月份的每一天几乎都有,有时一天甚至多达5场,而这仅仅是他们工作的一小部分。

  截至12月12日,学校今年组织完成的物资(设备)物资采购中,仅物资(设备)招标及大型仪器竞争性谈判次数就达166次,此外还有各类询价采购、商务谈判等几百次。2013年物资采购总额3亿多元,直接为学校节约相关经费近4000多万元,为学校争取的仪器升级、保修延长及备品耗材等利益更是无法评估。

  “作为学校物资设备采购的执行部门资产处提供一个让使用单位、专家、供应商等共同参与的平台全部的采购工作都在遵守国家法规、学校规章制度的前提进行几方互相制约、互相监督,积极争取学校利益最大化”

  今年3月投入使用的材料管理系统,2万以下的耗材购买,采购人只需登入系统填写,经过学院验收员、资产处物资管理科负责人网签审批,送至学院主管签字后,就能报销

  从投入使用到现在,系统已经完成入库单审批4万多份无纸网签办公,避免了经办人员在学院和资产处之间来回折腾,大大提高工作效率。

  “减少办事流程,让老师少跑几趟路,少盖几个章”的承诺在实实在在的行动中得到体现。近期,物资管理科还打算结合征集到的意见建议,进一步优化采购系统;为了方便教师实时了解进口仪器购买进程,一个全程跟踪系统也在研发设计当中;各类现有规章制度的梳理,办事流程的简化也在着手进行……

  自党的群众路线教育实践活动开展以来,各窗口单位主动创新服务模式,将满足师生的诉求变成工作的追求”,让师生在“窗口”享受到贴心服务。改进工作作风、密切联系师生正成为各窗口单位的自觉追求。

  (宣传部 赖炜芳)

 

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