12月6日至9日，第九届孔子学院大会如期举行，近三千位来自世界各地的参会代表齐聚厦门，共迎孔子学院新10年。

厦门大学，作为盛会的东道主之一，自然而然承担起大会的接待重任。如何顺利地将接踵而来的嘉宾送至11个不同的酒店，并在各个会场中辗转？如何让来自世界各地的朋友住得舒适温馨吃得津津有味？又如何让与会中的VIP嘉宾感受到厦门大学别具一格的热情款待？……一个又一个挑战直击孔院大会接待组，而VIP接待组，作为大会接待组的重要组成部分之一，是决定大会成功与否的关键所在。

苦中有乐，用心筹备

大会筹备期间，接待组组长张军奎，副组长陈志伟、王艺，多次召开接待组全体会议与各小组筹备会，明确了接待组的分工与各个小组的职责，尤其强调VIP接待在整项大会接待工作中的重要性。

从一片茫然到渐入头绪，再到摩拳擦掌、成竹在胸，从安排一对一引导员，到接机、入住酒店，再到参会、用餐以及最后的送机，这一串看似简明的流程，VIP接待组的工作人员们却视其中每一个微小的细节为重大的责任。为了高效、有序、细致地完成VIP接待任务，VIP接待组组长陈志伟老师统筹全局，将全组工作再划分为五个小组：志愿者工作组、酒店保障组、会务保障组、机场组和车辆调度组，每个工作小组仅有1-2名工作人员，从前期筹备到现场协调，工作任务都极其繁重。

十一月中旬，厦大开启礼宾接待筹备工作。然而，那时校方尚未收到任何关于大会VIP嘉宾的信息，因此，VIP接待组只能从宏观角度入手积极策划，从高崎机场到海悦山庄再到国际会议中心、国际会展中心，前后多次实地考察以求得到最准确的场地信息，同时着手编写贵宾一对一个性化接待、礼宾路线、机场礼遇、志愿者保障等方方面面的执行方案。

直到大会开幕前一周，大会的VIP嘉宾信息才陆陆续续有了眉目，VIP接待组开始从个性化的角度投入具体的工作安排。其中，最大的挑战之一是对“VIP一对一引导员”的分配工作。事实上，“VIP一对一引导员”可以说是VIP接待组工作的重中之重，他们是一项项大会活动的承接者，他们每一位的个人素养与能力直接决定了VIP接待工作的质量。引导员主要由40多名厦大教师和近80名学生志愿者构成，由于大会贵宾信息不断地更新，VIP接待组也必须时时调整引导员的分配。一方面，接待组需要与汉办礼宾组保持最及时有效的沟通以便尽快获得最新贵宾信息，另一方面，工作人员需要与一对一引导员们进行实时沟通与联系，以此获得他们的支持与信赖。在这个过程中，VIP接待组也遭遇了很多的困难，所幸最终均一一化解：成功寻找到会说土耳其语、阿拉伯语、意大利语等小语种的留学生担任外语引导员，并为他们在本部安排临时宿舍；为满足穆斯林贵宾的特殊要求，一次次更换引导员，一次次耐心地向被替换掉的引导员们解释……伴随着困难而来的，是无穷无尽的感动：教师引导员在学校日常工作的百忙之中，积极配合参与VIP接待组安排的每一次踩点与培训；为了留下一位原本有急事打算赶回家的小语种青年教师，外文学院陈端端老师主动提出帮她负担一部分机票费用；刚做完手术的一名留学生志愿者一直坚持要参加这次的志愿服务工作，最后被工作人员劝退回家休养……

其实，给每一位VIP贵宾安排合适的一对一引导员只是VIP接待组所有工作中很小的一部分，事实上，小到VIP贵宾个性化接机牌和贵宾厅指示牌的制作，酒店会见厅沙发的摆放、咖啡厅位置的预约，每一位VIP嘉宾航班的详细信息（出发与抵达时间、地点），大到志愿者工作的整体部署和培训，机场贵宾厅的协调与安排，与贵宾所入住的酒店组之间的协调，VIP接待组正是在这些繁琐而又重要的前期筹备工作中忙碌着，也焦急地等待着大会的开幕。

笑迎嘉宾，贴心服务

大会期间，穿梭在机场、酒店、会场之间，有可亲可敬的校领导和教师引导员，有可爱辛勤的志愿者，有互相团结、相互支持的VIP接待组工作人员。

12月6日全天，VIP嘉宾陆陆续续地飞抵厦门，忙碌的接机工作开始了。VIP机场志愿者们有序地与一对一引导员联络，确保他们准时抵达机场完成接机任务。为了让远道而来的宾客感受到厦门大学的热情，校党委副书记、纪委书记赖虹凯，校长助理滕伯刚轮流驻守在机场，直至夜晚23点最后一位客人抵达才离开。党委副书记林东伟，副校长詹心丽、韩家淮，校长助理张建霖等也纷纷至机场迎接参会的重要贵宾，他们以诚挚的笑容、真挚的话语迎接大会嘉宾的到来。同时，VIP酒店志愿者也保持与一对一引导员的沟通，为各位VIP嘉宾提前准备好了房卡和参会资料，以保证他们能尽快入住休息。

对于VIP一对一引导员来说，最难的并不是消除与贵宾之间的语言文化障碍，而是需要在熟知大会日程安排的前提下，将自己的VIP嘉宾按照指定时间送上指定车辆，准时到达会议或用餐地点，并通过完成一项又一项符合各自贵宾需求的一对一个性化接待，来赢得客人们发自内心的信任与赞许。VIP接待组的一位志愿者、2013级研究生陆帅同学在他的微信朋友圈里提到：“感谢大会让我有幸成为Chris Husbands的志愿小跟班，从一开始只是寒暄确定日程，到周日3小时往返鼓浪屿，经历冒险旅程，劫后重生，感情急剧升温，像是成了无话不谈的朋友。感谢这位平易近人的小老头，给予我鼓励与谢意……”。

值得一提的是，大会中的VVIP（重要贵宾）大多都是由厦大教师担任引导员，由于重要贵宾的信息不停修改与更新，因此他们接到VVIP接待工作的通知也相对较晚，而他们所承担的却是比学生志愿者更加艰巨的任务。每天早上六点半，来不及吃早餐的他们就得乘坐班车统一出发前往酒店开始一天的接待任务，常常在会场门口等待VIP嘉宾一站便是大半天，或是随便吃几口盒饭就匆匆离开接客人前往机场。陈雪玲老师是教师引导员中的组长，她在大会开始前两天才接到这项艰巨的任务，却非常迅速主动地熟悉了自己的工作职责，并积极地与汉办礼宾组沟通，向他们提出许多宝贵的建议以便能够更好地完成VIP接待组的工作。外文学院陈端端老师也是教师引导员中的一员，7日中午，当VIP接待组的工作人员想与陈老师确定她是否在会议中心用餐时，她的回答令工作人员感动得说不出话来：“不了，我要先送我的VIP去用餐，然后我要去趟医院，不好意思，因为我母亲住院了……”

除此之外，在VIP接待组里，有这样一群特殊的志愿者——VIP跟车组志愿者。“VIP12号车已抵达酒店！”“4号、5号、9号正在戏院门口待命，请一对一志愿者尽快将客人带过来！”“B车已在会场外就位，车牌号闽DXXXX，请志愿者尽快上车！”，他们负责的工作是提前安排不同类型贵宾与志愿者要乘坐的车辆信息，确保应乘坐本车的VIP贵宾与志愿者“一个也不能少”。他们常常穿梭于学校、酒店与会场之间，有时从早到晚循环发车一跟就是一整天，几日的活动下来，他们几乎没有机会踏进会场。然而，却正是由于他们孜孜不倦的守候，才确保了VIP组120位贵宾、120位学生志愿者及近50位教师引导员几日来的所有大会用车。他们，就像一株株恬淡的满天星，甘愿承担这小小一隅的工作，默默奉献，无怨无悔。

声声赞誉，历历在耳

教育部副部长郝平在即将返程的时候，与海悦山庄的志愿者和工作人员一一握手，并亲切地说道，此次大会志愿者管理井然有序，更令他没有想到的是，对于VIP嘉宾还安排了一对一的引导员，这样一对一的接待服务非常到位、贴心。

一位志愿者在自己的微信朋友圈里写道：“从挑领导配衬衫到日程安排，给前任驻华大使当了两天陪同完全不过瘾好吗！被信任被托付的感觉真的太棒，老头子逢人便说:’She is my boss,and I listen to her about everything!’”；另一位志愿者也写道：“在和Pro.VIP走断腿的那一刻我翻译了一句鲁迅爷爷的话……几天的陪同翻译，终于在送机的那一刻被荣幸邀请参加明年在德国举办的鲁迅展！”……类似于这样的反馈实在太多太多，VIP嘉宾回馈给志愿者们的喜爱与感谢也充分证明了本次大会VIP接待工作的成功。

细细回顾，对于VIP接待组来说，每一个细节，每一件小事，在这场大型盛会的接待工作中都显得尤为重要，而全组工作人员从始至终不辞辛劳处理这些重要小事的严谨态度，最终确保了本次大会VIP接待工作的圆满完成。

（孔院大会VIP接待组）