随着最后一批参会代表离开酒店，第九届全球孔子学院大会在厦门圆满落幕。连日来，在孔子学院总部/国家汉办严谨细致的工作布置与指导下，在厦门市政府的大力关怀与支持下，厦门大学全校集体动员，群策群力，通过全面深入的调研、精心细致的筹备、稳妥周详的组织，保证了此次会议的顺利进行，这是个值得被记住的日子，是在厦门大学参与汉语国际推广事业中具有里程碑意义的日子，尘埃落定时，责任与荣耀同行。

12月7日，为期两天的第九届孔子学院大会在厦门国际会议中心海峡厅隆重开幕。开幕式由教育部部长、孔子学院总部理事会副主席袁贵仁主持，中共中央政治局委员、国务院副总理、孔子学院总部理事会主席刘延东出席开幕式并致辞，来自126个国家的孔子学院和孔子课堂的院长们以及所在的国外大学的校长，共计2000余名代表齐聚厦门共同交流探讨孔子学院发展大计。但就是这两天，却是用远不止两天的日夜搭建。

领导关怀谆谆重托

本次大会由福建省人民政府、孔子学院总部/国家汉办主办，厦门市人民政府、厦门大学承办。这是全球孔子学院大会首次在北京以外的地区举行，又恰逢孔子学院创立10周年，是荣耀也是挑战。从场地的勘察选择到会议设备的租借管理；从机场的接机送行到桌签的检查打印，从会议期间的尽职服务到突发状况的应急处理，我们的原则便是尽善尽美尽我们所能，倾力倾心倾我们所有。希望与会代表能宾至如归，先行为多元文化在此的碰撞交流搭起一座温馨的桥梁。

11月9日，孔子学院总部/国家汉办主任许琳一行早早便到厦门调研大会筹备情况，厦门市市长刘可清也与代表团一行进行座谈，表示厦门市一定会高度重视，各部门通力合作，全力以赴保证此次大会圆满成功。为保证筹备工作的顺利落实，我校成立由校党委书记张彦、校长朱崇实为组长，五个副校长为副组长的大会筹备领导小组，并下设秘书组、会务组、接待组、宣传组等11个专门工作组，举全校之力为大会献策献力。11月24日，为给大会倒计时做好最后的冲刺准备，我校召开了全校工作动员大会，为会议助力。领导们的关怀与勉励像这个冬日里的一针强心剂，为这个筹备会议的大集体注入了巨大的动力和活力。

精益求精喜迎嘉宾

如果说宏观统筹带来了好的开头，细致的成果则彰显了各工作组的使命感与责任感。“改、改、改”是会务组连日来已无比熟稔的工作节奏，反复审核、处处斟酌，数不清的确认事项、数不清的材料核对，可能是分散到各处的物品的清点与摆放，也可能是会议进程的模拟与设想，全都一一思虑、认真核对，最终确定到位，完整完善直至完美是这一节奏唯一追寻的方向。

可能你看不到通宵达旦往返与会代表入住酒店与学校整理会务所需时的兢兢业业，可能你看不到直至凌晨依然忙碌奔波敲定物资的执着坚持，可能你看不到彻夜不眠布置场地的尽心尽力，可能你看不到一项项任务被精细划分的严谨站位，但是我们却能看到多国齐聚下会议的畅然安行，看到126面不同国家的国旗有序高悬的美丽，感受到舒适便捷的会议环境，体验到和谐有序的交流氛围。

岗位细分、责任到人，是此次会务组的工作原则。厦门大学孔子学院办公室/汉语国际推广南方基地党委书记苏子惺担任此次会务组的组长，招生办副主任余自中、外文学院党委副书记杨云良、建筑与土木工程学院副书记黄宇霞担任副组长，并从全校各部门以及汉语国际推广南方基地抽调了二十余名工作人员参与会务准备工作，这20余人的会务小分队也真正做到了同与会代表“心心相印”。从主会场的引导布置到分论坛的会场落实，从礼仪志愿者的培训分工到物资设备的租赁协调，从展览事务的安排落实到财务后勤的全面保障，每个环节事无巨细，井然有序。

细节决胜尽职尽责

都说“细节铸就品质”！会务工作很平常，平常到每天都是繁琐而枯燥的收发文件、整理材料、接听电话，配备物资、筹办会议以及会务接待。但是，正是这种繁琐而枯燥的细小却能体现出“大品质”。一次高效的行动、一份周密的计划、一句温馨的问候、一场别开生面的展览，大到会议议题的确定，小到会堂灯光色调，甚或会议材料上一个小小的温馨提示，无不折射出会务组乃至整个学校的形象。“创新源于细节”，于繁杂中关注细枝末节，于枯燥中注重创新和效率，大事办精、急事办稳，这是全体会务组成员努力奋斗的标杆。

这次会议规模大、范围广、规格高，人员多，要求严，对会场的安排布置、物资准备、志愿者引导、环境营造以及开闭幕式环节设计等都提出了极高的要求。为充分彰显我校特色，不辜负国家汉办、厦门市政府对我校的充分信任与殷切期望，确保全球孔院大会的顺利召开，会务组针对人手少、任务重的实际，注重工作创新，狠抓工作落实。

首先，高度重视，认真落实会务筹备工作。第九届全球孔子学院大会是我市文化方面参与国际事务的一项重大中外文化交流活动，也是对我校承办高规格国际性盛会的一次挑战，为做好充分迎接挑战的准备，会务工作组自成立以来，首先通过全体会议、会务分组、小组讨论等多种形式，统一思想，提高认识，并切实按照国家汉办提出的工作要求，讲大局，讲风格，本着高度负责的精神，明确分工，落实责任，注重细节，忙而有序地开展会务筹备工作。从确认每个嘉宾的行程、接站时间、拟订参会线路到桌牌的制作和入场证的发放，从食宿场所预定、车辆统筹调度到贵宾以及重要嘉宾等特殊服务预案，从嘉宾的会务服务指南到各分会坛的具体活动安排等，从获奖孔院的奖牌制作到会场讲台的按需定制，无不细化到每个环节，确保万无一失。对待动态信息则保证了随时把握，跟踪服务，务求准确，并即时调整相关安排，力保各项服务工作的合理和到位。

其次，细心实施，确保会务接待优质高效。会务组是此次大会的对外服务窗口，面对各方嘉宾，工作好与坏、服务优与劣，直接影响会议的成败和作为会议承办方的厦门大学的声誉。此次参会嘉宾人数众多，来自全球各国，合理安排好嘉宾的住、食、行，是摆在会务组面前的首要任务。为此，会务组采取了一系列针对性强、行之有效措施保障了会务工作优质高效的运转：

一是认真制定各种突发事件的预案。为防止会议期间各种突发事件的发生，统筹、物资、会务、志愿者及会场等各组根据各自的职责和分工制定出了详细的预案，确保会议期间一旦出现特殊情况都能够及时处理，保证了会议的正常进行。

二是实行碰头会制度。会议期间，大会会务组各小组成员晚上都到会议室沟通情况，总结一天的工作，梳理第二天的任务，互相查缺补漏、拾遗补缺，确保工作万无一失。

三是将工作细化为各种运行表格。此次大会包括一个主会场和13个分会场，其中分论坛多达25场，其间还有许多小型会议，程序性强、头绪多，稍有不慎，就容易出现遗漏。为此，会务组将有关工作任务细化为表格形式，形成了会务工作运行表、会议期间活动一览表等，使各项工作有条不紊，没有出现任何问题。

再次，明确职责，合理分工。会务活动在于组织，合理的分工、具化的职责，是会议有条不紊进行的保证。在会务组长的指导下，会务组就各嘉宾群体对应设立了场内志愿者服务接待组，要求服务贴心细致。对于每一位参会的嘉宾，做到笑脸相迎、热情引导，遇到问题迅速解决，最大限度的解决参会嘉宾的突发状况和后顾之忧。

在做好本职工作的同时，会务组也不忘厉行节约，勤俭办事的原则。根据汉办领导把事做好、勤俭节约的要求，会务组在最初预定宾馆的时候，就遵循既要嘉宾吃好、住好，又要控制预算，把宾馆费用压到最低。客房每天各规格使用数量取决于来宾数量及其相关信息，而各地来宾信息又在不断变化，会务组与接待组及时沟通，了解来宾人数和具体职务、各宾客到达时间和离开时间，精确预留和安排客房，避免了不必要的浪费。车辆使用在确保各部门专用车的基础上，合理调度，每天晚上汇总各部门次日车辆使用需求，在让来宾满意的前提下统筹安排，坚持能合并的就合并，能节约的就节约，尤其在接送高峰时段，用有限的车辆，确保了用车需求。

12月8日，第九届全球孔子学院大会在厦门大学建南大礼堂完美落幕。“幸不辱使命”成为了会议结束后小组成员的共同心声。而全国政协委员、国务院参事、孔子学院总部理事会常务理事、孔子学院总部总干事、国家汉办主任许琳在闭幕式上对厦门大学的感谢也许是对我们连日来辛勤努力的最大肯定。

此次大会是孔子学院过去十年的一个总结一个站点，而在美丽的厦门、美丽的厦门大学孔子学院的“新10年”也有了一个美丽的开端。孔子学院必将迎来更多的“十年”，汉语、汉文化也将在走向世界的发展道路上越迈越远！

（孔院办 徐丽丽）