离心管、培养皿、冻存盒、PH试纸……在国内高校实验室里，这些常见的试剂耗材存在着供应商“小、散、差”、缺乏有效监管等问题。为解决这些问题，资产与后勤事务管理处、财务处经过多年策划、调研、论证和谈判，于2020年1月正式上线了厦门大学“试剂耗材询购平台”。一年多来，学校几乎所有的教学科研试剂耗材都是通过该平台进行采购，产品数据超过5700万条，订单量接近9万个。

这个集试剂采购、审批、台账管理、财务结算、综合查询等功能于一体的平台，以学校为采购主体，通过“互联网+”服务体系，既有效节约了科研经费支出，简化了财务报销流程，也将给监督管理带来便利，被师生们誉为科研采购界的“节约神器”；又减轻了基层学院/课题组的工作量，实现“一趟不用跑”，让师生将更多精力投入到学校“双一流”建设。

试剂耗材询购平台究竟如何节省采购成本？产品价格降低，质量是否会“打折”？后续的报销流程有什么新变化？这些热门新问题在平台的使用过程中已经有了答案。

“团购”模式开启，科研采购省钱了

过去，高校试剂耗材主要采用分散采购，即师生自行联系供应商购买，其缺点是单笔分散采购不能形成规模优势，难以获得批量采购的价格优惠。但试剂耗材询购平台的上线打破了这一困境。师生个体通过平台采购所需的试剂耗材，学校作为试剂耗材的采购主体，与供应商进行价格谈判、定期结算，化零为整、统筹集约，由此形成的“团购”模式，为课题组实现了整体拼价，小实验室也能享受到和大实验室相同优惠的价格，帮助师生享受采购集中化带来的红利。

“作为试点单位，我们参与了平台建成后期学校组织的价格谈判，为全校的课题组争取到了很低的折扣。”生命科学学院实验服务中心工作人员范彬彬说到。“目前我们采购的平台常用试剂耗材价格总体降幅超5%，个别单品的价格降幅高达30%。”

价格降下来了，质量如何保障？

目前平台具有比较完善的供应商审核机制，提高了正规代理商的曝光度，确保了师生们可以从正规渠道买到正品的同时，售后服务也有保障。“作为供货商，我们也可以在平台上获得更多的订单需求信息，更有资本与厂商议价，并最终让利给客户。”平台供应商、厦门鹭隆生物科技有限公司总经理王喜菁说。“目前我司每天都有安排配送厦大，库存产品可以做到上午接单，下午送到，下午接单，第二天送到。”

和淘宝、拼多多、京东商城等平台类似，试剂耗材询购平台还实现了“个性化搜索”“多家比价”。例如，在平台上搜索实验室常用的乙醇，可以看到目前共有99个商家提供，均可查看相关资质，按照不同规格、纯度，乙醇价格从几元钱到上百元不等。

“对于供应商而言，交易方为学校主体，使得账期得到保障，大大降低了管理成本、营销成本和资金占用成本，自然愿意向平台提供更质优价廉的产品，从而形成科研采购中的良性循环。”平台管理方、资产与后勤事务管理处物资管理科科长庄淑娟说到。

师生少跑腿，财务报销省事了

“没有平台的时候，所有的订货、采购、报销等流程都是线下依靠人工完成的。”范彬彬说到。“平台运行之后，减少了课题组约50%的采购工作量。”

过去，课题组需要把采购需求写在小账本上，通过专人收集统计再分头下单订货。收货之后繁杂的报销流程也时常令科研人员“抓狂”。采购平台建设时，学校便将平台与财务系统有效对接，实现了财务经费同步化，将以往课题组自行负责的报销模式，改为集中报账、定期结算的报销模式。用户一提交订单即冻结对应经费，并自动生成报销凭证，后续财务报销工作均由资产与后勤事务管理处人员操作实现，将科研人员从财务报销的繁琐事务解放出来，让他们能够发挥优势专注于科研主业。

财务处会计委派小组组长陈蔚介绍说，“目前学校试剂耗材采购已经形成了‘多快好省’新局面，以2021年5月1日发起结算的数据为例，平台共生成1101笔账单，比原来模式下生成的17099笔账单，减少了93.6%的采购转账量，打通了预算管理、采购执行到财务报销‘最后一公里’。”以全校试剂耗材采购量最大的学院之一——生命科学学院为例，在平台启用后学院释放了工作人员的采购报销工作量，极大地降低了学院行政成本，实现了“数据多跑路、老师少跑腿”。

除此之外，平台率先实现了“业财联动”，结算前能灵活调整采购对应经费项目，可合并单据结算也可拆单结算，并通过独有的接口保护方案，实现财务系统和采购系统间的自动校验和预警，确保系统间的数据一致。在实现课题组无纸化报销的同时，又能保证财务数据的规范性、一致性和数据安全。据了解，这在全国高校内尚属首次。

公开透明更高效，监督管理省力了

高校的采购工作面临审计、检查、追责等方面的压力。试剂耗材询购平台的建立，是在“放管服”政策背景下，落实高校政府采购改革的具体举措。

通过平台，实验室经费得到“痕迹化管理”，帮助科研人员实时了解经费支出情况，有效避免超支。采购行为实现全流程记录、跟踪，有效降低暗箱操作等行为可能带来的腐败风险，让科研采购工作更加公开透明。

化学化工学院平台管理员罗平告诉我们，“过去，师生采购试剂耗材需要打听式的询问，或者在不同平台之间搜索，比较货物价格，确定供货商。收货后又要收集发票，经入库后粘贴纸质报销单自行去财务部门报销等。现在，上述流程均在一个平台就可全程线上办理，一键式信息化采购实现全过程留痕、全覆盖监管，大大减少了科研人员花在财务报销上的时间，也便于后续审计工作，将进一步减少科研人员配合审计的时间成本。实验室采购了什么，采购了多少，花费了多少在平台上也一目了然。”

平台的顺利上线离不开全校各单位的广泛支持。庄淑娟介绍说，试运行期间，生命科学学院主动提出以本学院作为试点，派遣专业技术人员协助平台研发、调试，相关学院积极配合、建言献策，为平台优化提出许多宝贵的意见和建议，许多老师更是主动协助管理方在平台两个微信工作群上为其他老师答疑解惑。财务处早在平台谋划时就积极推动、共同协调推进，并参与到平台设计、流程调整等工作，同时对内控、财务报账等问题提出了优化建议，特别是在财务平台接口方面做了大量的工作。信息与网络中心参与了平台前期论证、模块设计、安全把关等工作。资产与后勤事务管理处作为平台建设牵头部门组织了4场价格谈判，将207款品牌的试剂耗材价格压低，真正惠及全校师生；组织12场师生培训、2场供应商培训；配备3名工作人员专门处理平台监管、优化、经费结算等工作。

“平台建设的总体方向对科研工作来说起到了很好的促进作用。”医学与生命科学学部主任、医学院院长韩家淮院士说到，“减少了实验室的撞错率，规避不少隐患，总体能解决试剂耗材采购90%以上的问题。这是资产与后勤事务管理处刀锋向内、积极转变机关作风的新举措，为减轻基层工作负担，主动增加本单位工作量，真正把为师生办实事落到实处，希望学校能多开发一些类似的便捷的平台，便利基层工作高效推进。”

如何让平台运营更加规范、更好地惠及师生，是学校接下来思考解决的主要问题。针对师生们反馈的财务制度待优化、结算流程的问题，学校配套出台了《厦门大学试剂耗材询购平台管理办法（试行）》《厦门大学试剂耗材询购平台供货商管理办法（试行）》，并根据科研人员、供应商、财务部门、信息部门的需求，一直在持续不断地优化提升平台功能，切实解决实际问题。据悉，平台办公用品、日用品模块即将上线启用，将进一步拓宽平台覆盖范围，为师生提供便利。接下来，平台还将结合危废试剂管理，建立绩效评价，反向推导试剂采购量，形成勤俭办学的闭环管理。

资产与后勤事务管理处将以此契机，贯彻落实习近平总书记致厦门大学建校100周年贺信精神，进一步树立服务意识和争先创优意识，将党史学习教育和开展“再学习、再调研、再落实”活动结合起来，把学习党史同总结经验、观照现实、推动工作结合起来，坚持学习、宣传与实干、创新有效结合，立足各层面、各岗位扎实开展“我为师生办实事”实践活动，不断创造新亮点、新引擎，以一流标准推动各项管理服务和校园后勤保障工作提档升级，助力中国特色世界一流大学建设。

（林余颖 谭欣晨 张夏）