随着第九届孔子学院大会的落幕，瑞颐酒店接待组六位老师和近四十名志愿者悬着的心终于落了下来。但在为接待任务建起来的QQ群里，大家还时不时地回忆着整个接待工作的一幕幕场景，回味着其中的酸甜苦辣……

未雨绸缪，详尽安排

这次的孔子学院大会，瑞颐酒店入住来自亚洲、非洲和欧洲54个国家和地区309位代表，来宾的数量、所属国家均是所有接待酒店中最多的。来宾中又有VIP代表、正式代表、列席代表、代表家属、国家汉办的工作人员等不同类别的区分。代表的数量庞大和类别繁多，决定了瑞颐酒店接待工作的艰巨性和复杂性。

为了做好接待工作，接待小组成立后，组长邱旺土老师召集组员们召开了三次的筹备会，并于12月4日起在经济学院借用会议室，召集组员们集中办公，讨论制定了详尽的《瑞颐酒店接待工作方案》，《接待工作任务分解表》，按照时间点进行详细的工作任务分工，使成员们心中有数，责任落实到人。

此外，接待组成员还多次到瑞颐酒店进行现场踩点，与酒店负责人沟通接待各个环节的细节。我们逐一查看了酒店门口接驳大巴的停放区域、行走路线，与会来宾签到处桌椅、背景板的尺寸、摆放位置和角度，以及最为重要的来宾用餐区。入住瑞颐酒店的代表中，有52位穆斯林、7位素食者，为了尊重每一位代表的用餐习惯，通过与酒店负责人的再三协商，最终争取设立了穆斯林专属独立餐厅以及素食专区，为特殊饮食习惯的代表们提供美味的菜肴和舒适的用餐环境。

此次大会要求来宾报到的时候需要在网上系统进行签到，签到内容涉及来宾身份确认、住宿信息以及参与活动的信息。考虑到来宾们6日下午将集中抵厦，出现集中报到的情况，接待组特别设计了《代表信息登记表》。来宾们在等候办理入住的过程中，即可登记相关信息，再由专人负责录入系统。此举使得报到过程简单高效，极大提升了签到处的吞吐量，大大节省了来宾们签到的等候时间，顺利解决了高峰期来宾排队等候时间过长的难题。

在整个酒店接待工作筹备期间，考虑到了学校派发的18名志愿者远不能完成繁重的工作需求，接待组利用自身优势，想方设法从从经济学院和国防生中招募了20个精通英语的得力干将，组成“精锐部队”，增补志愿者需求缺口。其中一位热心的美籍华裔学生志愿者，由于英文写作和口语地道，被大家称为“高翻”，在大会前后的五天时间里，全程协助工作。

温馨提示，一稿再稿

此次大会时间紧、任务重，大会代表报到入住第二天后就开始大会议程。为了能够让代表在第一时间了解大会关键信息，接待组精心设计了《瑞颐酒店接待工作温馨提示》。从最初的草稿设计到最后的中英文版问世，温馨提示共改了7稿。在撰写温馨提示的过程中，大到框架内容的整体修改，小到标点符号的半角全角问题，组员们从代表们的角度思考，事无巨细。提示中不仅包含了酒店信息、用餐时间地点信息、会议期间交通安排等关键信息，还包括瑞颐酒店独有的提醒信息。中英文版的温馨提示使来宾们对在厦几日的安排一目了然，得到了来宾们的充分肯定。

率先垂范，奋战一线

本次大会代表的会议材料多达20种，各类参会代表的材料又有所不同，因此会议材料准备是此次接待工作的另外一个环节。5日深夜11点半，在焦急的等待中，终于等来了代表材料领取的通知。夜已深，原本待命的志愿者早已疲惫睡去。为了让志愿者有精力迎接第二天更为繁重的报到接待工作，接待组决定照顾志愿者休息，由老师全体出动，仅携带少量志愿者，跟随小货车来到科艺中心领取代表材料。老师们席地而坐，逐一清点材料数量，卷起袖子弯腰动手扛，奋战在第一线上。直至6日凌晨两点半，装满了整整两辆货车的300多位代表材料，终于顺利领取搬运到酒店。紧接着，大家又马不停蹄地进行材料的再次清点确认、归类整理和分装，待所有材料分装完毕，已是凌晨五点半，此时东方已露出了鱼肚白。一个半小时后，各位老师又精神焕发、齐刷刷地出现在报到台前，开始了最为紧张繁忙的代表报到工作。

紧急任务，保质保量

大会会务组7日深夜临时决定，在8日下午的闭幕式上，要给每位代表发放印有他们国家国旗并标注该国国旗在会场位置的精美卡片，体现学校对各位代表的浓厚情谊。鉴于8日白天代表都不在酒店活动，卡片必须在8日早上代表出门是发到他们手中。接到任务已是凌晨十二点半，志愿者早已回学校休息，为了能够让国旗卡片能如期准确呈送到代表们手中，接待组的所有老师召开紧急会议，讨论了工作方案，决定按国别安排车辆，在车辆开往会场的途中分发国旗卡片。这一方案的实施看似简单，但到了瑞颐酒店接待组，就涉及到54个国家300多位代表的车辆安排问题。每个国家的人数不一，而每辆车最多只能容纳45人，稍有差错，就可能出现将来自同一国家的代表安排在不同车上，导致代表拿不到国旗卡片的情况。为了能够精确地安排好各位代表的乘车，接待组先是将原始资料中的50多个国家中文名称逐一替换成英文，再按照代表们的国家英文排序，最后根据接驳车的座位数安排代表们乘坐的车号。此外，接待组还连夜制作300多份了《乘车提示》，准备工作一直进行到凌晨三点半。早上六点，在代表们用早餐前，各位老师又准时出现在餐厅餐厅门口，向代表发放《乘车提示》，并逐一口头说明，同时在每辆大巴上贴出本车乘坐代表的国家名单，并让志愿者在乘车时进行现场引导。诸多环节的细致考虑，保障了国旗卡片的顺利、准确呈送。

从4日起集中办公进行筹备到10日送最后一位大会代表登上离开的飞机，七天六夜的分分秒秒，瑞颐酒店接待组的全体老师和学生志愿者们，倾尽全力地为来每位入住代表提供细致入微的服务，为大会的圆满召开贡献了自己的力量。时光飞逝，第九届孔子学院大会虽已结束，瑞颐酒店接待组工作过程中的点点滴滴却历历在目。大会代表的连连道谢和声声称赞，是对此次接待工作的最大肯定，更是接待组每位成员今后继续努力的不懈动力。

（瑞颐酒店接待组）