一个人举手投足间的文明或许展现的只是个人的素养，而一群人的彬彬有礼才构成一个团队的文明名片；一个人面带微笑或许只关乎个人表情，而一个团队一起微笑所呈现出的才是一座城市的表情。12月5日至9日的孔院大会期间，负责会展酒店接待工作的老师和志愿者们就是用这样的一腔真情与倾力奉献确保了会展酒店接待工作的圆满完成。

入住会展酒店的嘉宾大多数是过去一年获得先进孔子学院、先进个人、孔院开拓者、先进课堂授课者或中方合作机构的代表，来自亚、非、欧、美和大洋洲共29个国家，可谓一个“小联合国”。接待服务好这些嘉宾，让嘉宾感受到厦门大学师生们的热情与真诚，让来自五湖四海的友人体验到宾至如归的感受，是负责此次会展接待工作的老师和志愿者们所共同努力的目标。

准备充分——“不打无准备之仗”

为确保接待工作万无一失，负责会展酒店接待工作的老师和志愿者早在参会嘉宾报到前一周就开始了准备工作。

组长王晓丽老师统筹协调会展酒店接待工作，召集工作人员几次开会讨论工作分工和工作细节，为此次大会准备工作的顺利完成运筹帷幄，指导方向。组员林胜兰老师几次深入酒店，与酒店接洽，做好前期对接准备工作。葛学凤老师密切跟志愿者的联系，加强志愿者培训，根据每位志愿者的特点，细化分工，明确职责，并带领志愿者进行踩点和讨论工作中可能出现的问题。

在踩点和培训时，国际会议中心的停车点、国际会展中心的停车点、国际会议中心的安检处、闽南大戏院的入口处，每一个地点都留下了老师们和志愿者们认真听取工作人员介绍并反复确认的专注与认真。地点变化，路线复杂，每到一处，大家都把之前的位置和注意事项梳理一遍，并分享自己如何根据建筑物的特征来记忆的好方法。在繁琐的工作中，大家学会分享，共同学习。

5日，会展酒店接待组全体师生来到会展酒店，了解酒店各楼层布局，确认工作区域，提前熟悉工作环境，同时借着酒店的有利位置，重温会议流程，确认各接待位置，以便更好开展酒店接待工作。

熟悉了会议议程安排，志愿者们意识到自己肩负着确保会议正常运行的重任，与此同时，却因为担心无法正确处理突发状况，略显焦虑。面对志愿者们的种种困惑，会展酒店接待组的老师们给了大家无尽的支持。“你们遇到困难、遇到解决不了的事情，不用担心，及时向老师汇报，老师就是最后一道防线、是你们的后盾。”从组长王晓丽到工作人员林胜兰、杨文安、安然以及葛学凤，每一位老师都无时无刻的通过自己的一言一行温暖着每一位志愿者，而这字字句句的关怀指引志愿者们充满信心投入工作中。

紧张而又繁忙的接待工作在当晚就已提前打响。由于会议报到材料种类繁多且数量庞大，安然老师和部分志愿者5日晚上通宵达旦领取材料、运送材料、整理材料，直到凌晨五点半。

会议材料的充分准备确保了第一天报道工作的顺利开展，同时，会议流程的培训与工作环境的熟悉，都为此次接待工作的圆满完成奠定了坚实的基础。

同心协作——“默契的配合让我们1+1＞2”

6号早晨6点15分，小组成员一分为二：一部分前往高崎机场等待接机，另一部分则前往酒店为即将到来的嘉宾准备个性化的会议资料并进行报到接待的工作。

酒店报到组工作得益于前一晚老师与志愿者们通宵整理而顺利开展。志愿者们分工明确，登记注册、系统录入、材料准备、票券发放以及温馨提示，志愿者们面带微笑，彬彬有礼，报道工作有条不紊，一袭黑色西装构成了报到处最亮丽的风景线。

大会报到嘉宾数量大，工作任务繁重，时有出现连续十多人同时报到的情况。为了不让嘉宾报到时等待太久，报到处随时与酒店派驻机场的志愿者保持联系，嘉宾在路上的同时，报到处已得知将要到达的客人的信息，提前准备材料。工作再忙，嘉宾再多的情况下，志愿者们都始终保持微笑，将每一位嘉宾的报到工作力争做到最好，仔细核对确保万无一失。同时，老师们也一直陪伴在志愿者身旁，处理遇到的突发情况。

报到工作持续时间长，需时刻为下一位嘉宾的到来准备着，即使无人报到时，也要赶紧统计报到的情况和再次确认发放的材料是否正确无误。志愿者们团结友爱，互相鼓励，即使天色很晚也依旧坚守在岗位，微笑不减。

酒店报到处工作的顺利开展同时也依赖于酒店派驻到机场的志愿者们的出色接待工作，每一位嘉宾都是由于机场接待组的正确引导才得以到达酒店。

来自外文学院的蔡少虹作为会展酒店在机场接机的志愿者组长，之前已经在机场进行多次工作培训的她，一到机场就不厌其烦地给小组的志愿者们解释流程并提醒每一个细节。随后，他们举着写有“孔院大会会展酒店”的牌子，身着整齐的黑色正装，胸前挂着蓝色的志愿者证，在接机口整齐地站成一排。一直到晚上十二点多，他们一直重复着“接客人-登记信息-等待调车-送客人回酒店-与酒店报到处协调-返回机场”的工作状态。志愿者的工作十分辛苦，除了送客人回酒店的路上能够稍作休息，其余的时间一直都站在接机口等待，遇到紧急的事情还要小跑。“女生们都穿着高跟鞋，偶尔会抱怨脚痛，但是他们并没有因此退缩，面对客人仍然保持着微笑与耐心，和大家一起坚持到了最后。

少红说起一次让她至今心有余悸的经历：“傍晚的时候到厦的客人达到高峰期，车辆调度不过来，好几名志愿者又因为堵车还在送客人的路上，一不留神有位客人上错了车。等大家发现并把他引导回正确的车上时，才发现一件重要的行李落在了刚才的车上。”当时忙乱中完全不知道哪辆车带走了行李，行李中又装着客人的护照和第二天的演讲资料等重要资料，客人十分焦急，志愿者们第一时间向老师报告，并一再安抚客人的情绪，酒店的老师们也立即与所有参与调度的司机师傅联系，最终有惊无险。志愿者们也因为这一次的“惊险”经历在之后的工作中配合得更加默契。

接机组与报到组的默契配合、老师与志愿者们的齐心协力、志愿者与志愿者们的团结友爱，才能达到1+1＞2的效果，会展酒店接待组第一天的工作持续到深夜、随着6日当天最后一名客人到达酒店报到完毕才完美收官。

全程陪伴——“助人亦是助己，乐人更是乐己”

随着大会的开幕，酒店接待的工作也更加艰巨。7号、8号伴着朝阳升起，会展酒店的师生们奔赴会展酒店。在完成相关的准备工作后，负责跟车的志愿者们举着牌子站在酒店大堂和门外的车前等待着客人们的到来。在一行人驱车前往会议中心的路上，志愿者们用流利的中英文提醒嘉宾带好各类会议材料，并对接下来的行程做相关的介绍，同时还按照统一安排发放相关材料，清点车上人数。会展酒店至国际会议中心只有短短5分钟的车程，为了确保准确无误向嘉宾传递每一个信息，志愿者们将老师制作的提醒事项时刻带在身上，行前复习多遍，以防忙中出乱。直到把所有的与会来宾送到安检处，目送来宾进入会场，大家才放心并前往下一个地点，再次演练接下去的环节，确保大会流程顺利进行。

这其中免不了等待，身着单薄正装的志愿者们在寒风中往往一等就是两三个小时，同时为了确保工作的正常进行，跟车的志愿者们只有在大会结束之后将客人送到就餐地点才能够吃饭，经常下午两点刚吃完，四点又要再吃一次，但他们毫无怨言，在寒风中彼此陪伴，相互依偎，结下了深厚的友谊。许多客人将志愿者们的辛苦看在眼里，他们微笑着的一句句关怀与感谢，偶尔提出与志愿者的合影也让大家倍感温暖。在带领着客人游校园的时候，来自软件学院的志愿者金雅谊在微信圈里说到：“虽然祈祷了很久，希望天气转暖，能让小伙伴们不至于受冻，但天气还是冷到不行，不过听到外宾说厦大的校园很漂亮，作为‘厦大人’的我由衷地感到特别开心，几天的辛苦觉得特别值得，而且一路顺畅的用英语与嘉宾沟通，心情HIGH到能飞起来。”

接待客人的过程中，需要时刻准备应对突发情况。5号报到当天晚上11:30，原本安排住宿在帝元酒店的两位加拿大客人，因其中一人是领奖人，汉办临时安排转到会展酒店住宿。接到通知后，杨文安老师马上跟帝元酒店接待组沟通，两位客人在帝元酒店报到并领取材料后，帝元酒店接待组派车送客人来会展酒店。林胜兰老师得知通知后，也及时跟会展酒店沟通，在酒店房源紧张的情况下，争取到两间房间顺利安排客人入住。8日中午乘车前往闭幕式的路上，葛学凤老师接到餐饮组组长李峰老师的电话，会展酒店的一位客人的材料在国际会议中心会场内交给外籍留学生志愿者，但与志愿者走散，而客人闭幕式后将要乘机返回北京。在时间和信息有限的紧急情况下，利用有限信息，尝试多种途径，在会务组查找无果和学生信息查找受限的不利条件下，通过地毯式搜索，辗转多人，最终寻得材料，在闭幕式结束后，葛学凤老师和会务组的刘群鑫老师一同将材料亲自送到嘉宾手中，嘉宾拿到材料后，非常激动，一再的表示感谢。

会展酒店的接待工作中，支撑志愿者们站在前面的，是一直鼓励和支持他们的老师们。老师们从接到任务就开始投入到工作中，开会讨论，整理信息，为接待工作做好充分的前期准备；接待工作中，老师们早出晚归，连续几个晚上每晚只睡三四个小时，第二天又精神抖擞的投入到工作中。组长王晓丽老师在整个接待工作中统筹协调，全程把关，为出现的每一件突发状态提供解决方案，为每一位老师加油鼓劲，做好大家坚强的后盾；林胜兰老师时刻与酒店进行接洽，协调酒店做好嘉宾入住用餐安排，并为所有师生提供无微不至的后勤服务；杨文安老师协调车辆调度安排，为嘉宾交通出行和志愿者来往酒店提供了坚实的保障；安然老师连续4天24小时驻扎在酒店，指导志愿者做好嘉宾报到工作，并随时处理酒店发生的突发情况，大家都开玩笑说“安然老师在厦门出差了四天”；葛学凤老师与志愿者们同出同行，随时指导志愿者的工作，及时处理志愿者工作过程出现的各类问题，并为志愿者每项工作任务做好贴心的书面提示。

孔院大会结束了，但对于会展酒店小组的老师和志愿者们来讲并未结束，大会在他们心中都留下了深深的烙印。一场国际大会的成功举办，离不开每一处细节的出色完成和每一个人的共同努力。专属于会展酒店小组的微信群里至今还热闹的回忆着当初工作的酸甜苦辣，讨论着各自的学习与生活。其实，这一次孔院大会的工作经历对于会展酒店小组的所有师生来说，正如一杯咖啡的体验，有过“初尝”时期奔波劳累的苦滋味，也亲身体悟到的随之而来的乐在其中与回味无穷，最终收获了国际大会举办亲身参与的体验，以及师生们结下的“革命”友谊的醇香。正如一位志愿者所说：“愿时常感动自己也感召他人，不知感召他人几许，但对于会展酒店小组的成员们来说绝对是充满感动的回忆。”

（接待组-会展酒店组）