12月6日至8日，第九届孔子学院大会在厦门召开。作为11个大会工作组之一——接待组，承接了全部参会人员的接机、报到、住宿、吃饭、交通和参观等庞杂任务。为了保障接待组的各项工作有序开展，我们内务组应运而生，具体工作包括注册点布置、证件、引导牌、桌牌等物料制作和电脑、打印机等物资租赁。这些工作虽然琐碎细小，但是意义重大，关系到整个大会能否正常召开。内务组成员人数少，但是分工明确、互相支持，尽职尽责，使得各项工作井井有条，圆满完成。

繁而不杂，井然有序

物料制作包括背景台、车证、手举牌、餐券、邀请函制作等物料制作，数量大、种类多，仅证件1项就有7种类别，包括VIP证、代表证、列席证、记者证、工作证、志愿者证、展览证，总数则达到6000个。这些工作主要由内务组谢千千老师协调完成，她提早筹划，运筹于心，繁而不杂，井然有序。因为多数物料都要由汉办设计完成，但是设计方案迟迟没有定下来。谢老师一方面积极联系汉办相关负责老师，另一方面尽量做好前期准备工作。报到处背景台的设计方案在大会前3天才确定下来，在短短的3天时间内要完成11家酒店报到处背景台的制作和搭建，能来得及吗？因为谢老师提前安排酒店协调、丈量尺寸和物料准备工作，承接公司一接到设计图，就连夜开始紧张地进入制作工作，终于在大会报到前夜全部背景台搭建完成。看着酒店接待组的老师开始晒各自报到处背景台的靓照时，大家一直悬着的心终于放下了。

一张小小的证件，看似简单却不简单，包括挂绳制作、PVC证件套、内芯准备和内芯彩印。挂绳上需要设计成不同的颜色以便区分证件类别并印上大会的logo，。透明的PVC套本来很普通，但是汉办突然要求PVC套要有夹层，一时间整个厦门地区都没有这种PVC套，内务组工作人员一时慌了手脚。幸好了解到上海一家公司有，马上联系订货、发货，直到报到前一天PVC套总算到齐。接下来的工作，是证件的组装和各种物料的发放，内务组老师带着20名志愿者在科学艺术中心底楼，从早上一直忙到深夜。把内芯装如PVC套内、再装挂绳这样简单枯燥的工作每个人都重复了上百次，桌子上渐渐堆满了色彩绚丽的各种证件，6000多个证件就这样装好、分类。当各种证件、车证、手举牌、餐券、邀请函、地图等物料发放完毕，已经是第二天的凌晨。一位志愿者抱怨忙了一整天，还没机会看大会是啥样的，老师微笑着说：“我们是大会‘幕后’的保障者。”

周到细致，温暖贴心

为了保证大会报到工作有序完成，汉办要求11个会议报到点都要配备至少2台电脑和1台打印机。内务组张珍为老师初步统计一下，至少需要将近40台电脑和20台打印机。一时上哪去找这么多电脑和打印机呀？内务组先联系了学校资产后勤处，可是学校根本没有办法解决。很快就进行第二方案，看能否向所在酒店会议中心租借，可是大多数酒店不提供这种服务。当大家开始动员老师、同学自己带电脑的时候，接待组组长王艺老师带来了好消息，会展中心那边有公司可以租借。终于，电脑、打印机、复印机、投影仪等各类设备准时地分发到各个小组，保障各项工作有序开展。

此外，内务组还要保障接待组所需办公用品和饮用水，张老师不惧麻烦，反复向各小组长征求意见，充分考虑他们的需求，准备了相对齐全的办公用品。初冬时节，内务组考虑到整个接待组任务重，老师同学们肯定要加班熬夜，于是很贴心地为各组准备了咖啡、泡面、火腿肠等食物。当熬夜的老师晒出热腾腾的泡面时，大家忍不住笑了。辛苦了，接待组的各位老师！

技术过硬，时时保障

桌签、席签打印是一项技术活，不仅对字体、字号有严格要求、而且对四周的页边距也不能有丝毫差错。汉办提供的桌签、席签纸都比较厚，一般的打印机根本打印不了。这些困难可难不倒工科毕业的黄艺明老师，他接到任务后，反复调试、虚心学习，终于能打出和样本一模一样的桌签、席签。

大会所需的桌签、席签很快就准备好，但这只是第一步工作。有过办会经验的人都知道，大型会议的桌签、席签随时可能增减，甚至可能会前要求全部重新打印。为了保障大会的顺利进行，黄老师就带着电脑、打印机奔波在各个会场之间，随时承接大会对桌签、席签的打印需求。最后一天晚上，大多数会务工作都已结束，大会为参会者和工作人员准备了一场精彩的演出。可是，黄老师说还有最后一个小型会议，桌签已经打印好送过去了，但是万一临时再需要打印一、两个桌签，我必须在会议现场，同学们这几天辛苦了，让他们去看吧！

朴素无华的语言，尽职守则的态度，这就是内务组每个成员的写照。正是因为每个成员认真负责、甘于奉献的精神，使得各项工作圆满完成。大会结束了，谨以此文献给内务组一同战斗过的每一个成员。

（接待组-内务组）