12月6日至8日，第九届孔子学院大会在厦门召开，这是孔子学院大会第一次走出北京，走入厦门。厦门大学作为主要承办单位，全校专门为大会成立了11个工作组，其中包括秘书翻译组。秘书翻译组的工作贯穿大会始终，在会议还未正式开始时便早早启动，单单是校内工作方案就随会议要求变动而连续修改了九稿。

具体而言，秘书翻译组工作职责主要包括：一、与福建省、厦门市对接；领导讲话及大会相关文件起草；二、会议手册及相关大会材料印制、装袋工作；三、信息管理、报名工作；四、各类口笔译、同声传译工作。

在具体工作过程中，秘书翻译组成员虽然从全校多个单位部分抽调，但大家同心同力、尽心尽责做好每一件工作，以保障大会前期工作顺利完成。接下来，一起跟随我们走进秘书翻译组工作的场景中吧。

【光盘刻制任务突增】：柳暗花明又一村

在最初接受任务时，本届大会预计需制作6000张光盘，并要求在48小时之内完成样盒采购、颜色调试、光盘刻录、盒面刻录、封面胶印、盒面分装、光盘封装、全盒塑封等多道工序。

从得知这个消息的11月下旬开始，我组工作人员就开始在厦门光盘制作市场寻找合适的制作方。经过多番联系之后，终于有三家厂家愿意接受这一对于厦门光盘厂家来说前所未有的挑战。

接受了挑战就意味着我们需要在三家中间挑选最好、最快以及最信得过的厂家。于是，工作人员联系各个厂家送来各类光盘、包装样本及小样，在一再强调时间的紧张度和母盘到来时间的不可确定性之后，我们终于挑选中了一家价格适宜、质量过关的光盘制作厂，并准备赴厂进行实地考察。可是，计划总是赶不上变化，迟迟不露面的母盘内容、突然增加光盘数量和突然崩溃的合作方让我们濒临制作危机：由于光盘内容的重要性，北京光盘设计方可谓小心又小心、谨慎又谨慎，一次又一次的修改，一轮又一轮的签字确认，母盘内容可谓迟迟不肯露面；大会光盘材料由两类变为了三类，为了保证成品无质量差异、无颜色差异，最终决定全部在厦门制作，光盘数量达到了11000张，也就是比原定计划增加了一倍的产量，而且要求工时缩短3小时。于是，我们只好再次与合作厂商进行沟通说明，之前谈好的合作厂商无法接受此次要求，不敢再接受这个“48小时完成11000张光盘”的极限挑战。我们一瞬间没有了生产合作方。在紧急情况下，我们一一联系了之前具有合作意向的厂家，如此大量、短时间、多工序、高要求生产光盘的任务竟无人敢接，此时，我们一筹莫展、陷入僵境……幸好，在及时向领导反映了情况之后，我校詹心丽副校长亲自协调，在厦门大学出版社蒋东明社长的全力支持下，厦门大学出版社接受了“48小时制作11000张光盘”的挑战，将厦门唯一一条最先进的光盘生产线预留了下来。合作厂家终于尘埃落定。

12月4日，我们终于拿到了光盘盘面和盒面设计稿。同时，大会材料设计公司也快递过来了光盘盒样本。为了与样盒颜色保持一致，我组工作人员决定一大早就启程千里迢迢去位于厦门市郊区的盒面印刷厂校对颜色。虽然说已经有了设计方提供的印刷CMYK值，但是由于不同材质、不同机器、不同油墨、不同纸质等客观原因都有可能造成色差，为了保证万无一失，我组工作人员带着样盒及色带在盒面印刷厂一遍又一遍的核对颜色，请印刷厂设计人员一遍又一遍的修改设计稿，一遍又一遍在标准灯仪器下查看颜色是否一致。等到确定颜色差别小于肉眼可辨识度之后，已经是下午四点。紧接着，我组工作人员又匆匆往回赶，预约好程序册印厂，投入到程序册的印制当中。

【程序册制作】：探秘印刷厂

早在会议材料确定由厦门大学印刷开始，我们就了解到资料只能在距离大会倒计时48小时之内给出定稿，这项任务一开始就具备了“印刷数量大、质量要求高、印刷时间短”的特点。为保证程序册按时按量印刷完成，我组组长黄宝秋老师亲自考察印刷厂，在经过实地踩点、察看印刷设备、考察印刷资质、了解印刷能力后，确定最优印刷厂，并与之签订合同，要求承接印刷厂必须保证12月4日及5日两天全力投入手册制作及装订工序，同时，根据大会要求与印刷厂对纸质、尺寸、色值、工艺、过油、装订方式等多方细节和工序进行了严格的约定及准备。

12月4日，进入大会装袋倒计时48小时，我们收到大会程序册最终定稿。我组工作人员立即与印刷厂及设计公司负责人取得联系，自带上了两件熟悉的“秘密武器”——往年及程序册和色带，前往快印店。两个小时之内，根据大会要求，采用157克亚粉纸为封面，以105克亚粉纸为内页的程序册样册新鲜出炉。经过仔细比对，内页以及程序册重量等方面与预期一致，但是封面的颜色仍然偏深，经专业人士解读，数码打印与印刷是有色差的，一般来说，数码打印色样偏深。虽然得到了专业的解答，但是为了保证所有大会资料颜色一致无偏差，秉着一丝不苟、为大会负责的原则，我组工作人员及设计公司负责人又踏着夜色前往印刷厂。一进印刷厂车间，通知栏上“今晚印刷台全部加班”的字样映入眼帘，看来，印刷厂的工人们和我们一样，做好了全力以赴的准备。上机印刷并没有数码打印那么简单迅速，需要经过排版、下单、制版、切纸、印刷、风干、裁切，才能看到封面的印刷成品，经过近两个小时的等待，第一批封面样品终于被印刷出来了，但是经过颜色与实样比对之后，仍有稍许差别，还得再调色！每次微量增加或减少某一色值，上百张的封面样品就必须在长达四米的大型打印机台上印刷过一遍，就这样，经过不知道多少次的调色、印刷及比对之后，终于在晚上十点前调试出了满意的色调。大会的主题颜色从此定下基调。

【晚宴名单整理】：“迷失”在代表名单里

大会期间厦门市人民政府拟邀请部分参会人员参加晚宴，因此，秘书组作为信息统计及输出的唯一端口，需要对参会人员做分类筛选。我们拿到的代表名单是按照大会代表入住的十个酒店来分别汇总的，要在一个小时之内对十个酒店的两千多名代表进行分类再汇总，需要十二分的细心和高度集中的注意力。沉浸在名单里的一个小时中，我组工作人员仿佛屏蔽了周围的一切声音和同事，感觉世界只剩下这两千多个代表名单。为方便其他各组的工作，不止晚宴名单，包括VIP名单、住宿代表名单、不住宿代表名单、正式代表名单、列席代表名单都需一一列出统计，因此，值得感谢的是秘书组信息处理工作人员范光胜老师和朱少龙老师。两位老师的工作细致认真，对所有参加代表一共做了九个分类，由于代表名单日日更新，他们更是连续多日工作到凌晨两三点，坚持每日两次为各组提供最新最齐全的数据，以便各组进行进一步的方案制作。两位老师的敬业精神不得不让人佩服。

【不眠之夜----厦大师生通宵装袋】：从夕阳到朝阳

为保证装袋工作的顺利进行，负责此项工作的马进龙老师、王智兰老师、张胜强老师等多次到达材料储存及分装地点——厦门大学科学艺术中心进行考察，并提前划分材料储存区域，制定详尽的装袋方案。

装袋当日，日落时分，秘书翻译组组长黄宝秋老师、副组长耿虎老师亲临现场，我组工作人员和60多位厦大学生志愿者严阵以待，做好了打一场硬站的准备。

我组马进龙老师根据场地、设备及志愿者的数量，制定了严格有序的装袋流程：一组负责提供每样材料，一组走动收集材料，一组负责核对环节，一组复核并装袋，一组负责堆放资料，整个过程井然有序、有条不紊。此次参会的代表分为六大类，每类代表领取的材料不尽相同，为了保证材料领取工作的流畅和准确，我组安排了十位老师分别对接十个酒店的联系人。凌晨一点左右各酒店联系人陆续到达材料领取现场，经过核对之后，再装运材料。由于材料的复杂性，以及材料类别的多样性，我组工作人员直至早上七点二十分才走出分装现场，正迎着第二天的朝阳。

此次装袋工作受到了孔子学院总部/国家汉办领导和厦大校领导们的关注和慰问，一致对材料分装流程十分赞赏，并对辛苦工作的老师们和志愿者们表示感谢。

从12月5号下午六点开始，直到6号早上近八点，经过通宵辛劳之后，各类材料终于按时分门别类，运送到酒店，等待被前来报到的代表们领走。

【材料翻译】：外教翻译夜晚周末皆不休

当12月8日关于翻译内容的邮件、短信和电话通知没有响铃提示的时候，我组负责对接翻译的老师暗暗长吁了一口气。

作为全部大会材料英文翻译及核对的枢纽，我组负责对接翻译的老师压力颇大。或许你会认为，翻译内容的接收和传达就是按下鼠标发挥一下“文件中转站”功能而已，事实证明，这种想法过于乐观了。看似简单的一项工作，也需要好的沟通和默契。作为笔译主力，外文学院连哲彧老师和外教Benjamin老师在承担翻译以及核对任务的同时还肩负学院的教学任务；各个工作小组翻译的需求又是个性化、不定时和紧急的；从内容形式上来看，图片、文档、PPT、表格、压缩文件等样样都有，篇幅也不定；所以小至邮件主题、短信邮件或电话的传达方式，大到对图片、压缩文件的加工处理都需要在合作中逐渐改进，没有工作条目可循，需要灵活应变。大会时间越临近，突发临时的需求越多，所有人都已经默认和适应了无休息、全日制、连轴转的工作。无论工作日还是周末、白天还是凌晨，各种翻译和校对要求都是合理和可理解的，甚至在开幕式开始前几个小时，仍然有临时资料翻译需求，这是对接员和翻译者隔空达成的默契合作。作为中间环节，负责对接翻译人员就是联络站，必须保证流水线工作的无缝接轨。

实事求是地说，在翻译工作的沟通和协调当中，工作状态虽然很紧张，但感受到的是苦中作乐的轻松情绪，三方几乎都未曾谋面，但沟通通畅有默契，是一次很成功很愉快的合作。

【逸夫楼组接待工作】：肩负秘书组与接待组双重重任

秘书翻译组部分组员临时接到了特殊安排，必须兼顾逸夫楼接待组的工作，一身兼两职，是对我们的信任，也是对我们的考验。

我们的组员一边仔细核对跟进厦门大学材料袋的设计、制作和运送，一边针对突增的逸夫楼接待组任务进行仔细的方案制作，从按需订房、专人接机、预订餐饮、车辆配给、志愿者配给、会务间配给、设备准备等多方面多角度入手，争取事事考虑在先，为客人们带去最好的会务服务。

在接待的过程中，我们接到过会议开始前12个小时临时增加大量多项新材料印刷的任务，也曾遇到过临时增加电脑、打印机等办公设备的紧急任务，也曾遇到不断调整接机、增加或减少房间数、临时增加房型的要求，当然还有临时变动用餐需求等情况等等，我们的组员细心备至、不厌其烦的与供应商及酒店针对每个细节一一沟通，以确保入住人员的要求能得到尽快落实。在大会筹备和进行过程中，我组经常会有一些突发的事情需要临时调用志愿者来帮忙，逸夫楼接待组的志愿者们经常接到计划之外的任务，但他们总是能在第一时间赶来接手临时安排给他们的任务，并出色地加以完成，哪怕需要他们穿着不御寒的西服套装在寒风中奔波，哪怕需要他们大半夜来清点、搬运会议材料……

除了以上列出的这几个故事，秘书翻译组还有好多位默默奉献、负责文字材料的老师们，他们秉烛夜书，一次次一遍遍地修改文字资料，只为能字字体现会议精髓。

我组的工作都能顺利、圆满地完成，正是有赖于整个工作团队的齐心协力、精诚合作。正如我们组长黄宝秋老师所言“但凡有幸亲历者，皆是人生之中一笔财富”。谨以此文记录秘书翻译组成员心中的大会印象。

（秘书翻译组 全体成员）